Déposer une déclaration de diligence raisonnée EUDR dans TRACES : le parcours complet

Depuis le 16 février 2026, le système d'information EUDR n'accepte plus ni déclaration ni nouvelle inscription. La Commission européenne le met à niveau pour refléter le règlement révisé en décembre 2025, le serveur de production reste consultable en lecture seule, et la Commission a indiqué qu'elle annoncerait la date de réouverture à partir de la mi-avril 2026 ; au moment où cet article paraît, cette annonce se fait encore attendre. Les échéances, elles, n'ont pas bougé depuis décembre : 30 décembre 2026 pour les grandes et moyennes entreprises, 30 juin 2027 pour les personnes physiques et les micro et petites entreprises. La pause est le bon moment pour apprendre le circuit de dépôt, tel que le documente le guide utilisateur de la Commission, publié sur la page du système d'information.

Le règlement (UE) 2023/1115 sur les produits « zéro déforestation », dit EUDR (EU Deforestation Regulation), modifié par le règlement (UE) 2025/2650, exige une déclaration de diligence raisonnée (DDS, pour due diligence statement) avant la mise sur le marché ou l'exportation de sept matières premières et de leurs produits dérivés : bovins, cacao, café, palmier à huile, caoutchouc, soja et bois. La déclaration se dépose dans le système d'information EUDR, une instance de TRACES (Trade Control and Expert System), la plateforme d'échanges de la Commission, prévu par l'article 33 du règlement.

Trois niveaux d'accès précèdent la première déclaration

Le compte se construit dans l'ordre. D'abord un compte EU Login, la porte d'entrée commune des services en ligne de la Commission. Il se crée au nom d'une personne réelle, avec son adresse professionnelle : le guide utilisateur exclut expressément les comptes génériques d'entreprise. Ensuite, le rôle « opérateur » dans la plateforme elle-même : vous cherchez votre société dans le registre et demandez le rattachement, ou vous la créez si elle n'y figure pas encore. Le premier utilisateur d'une société est validé automatiquement et en devient l'administrateur : c'est lui qui validera ensuite les demandes d'accès de ses collègues. Enfin, le numéro EORI (Economic Operators Registration and Identification), à renseigner dans les identifiants de l'opérateur dès que vous importez ou exportez.

Les opérateurs établis hors de l'UE passent par une étape supplémentaire : un courriel au support de la Commission pour demander la validation, avec en copie l'autorité compétente de l'État membre qui a délivré l'EORI.

Bon à savoir : la plateforme existe en deux environnements, ACCEPTANCE pour s'entraîner, sans valeur juridique, et PRODUCTION pour les dépôts réels. Un compte créé sur l'un n'ouvre aucun accès à l'autre : prévoyez les deux inscriptions.

La déclaration elle-même est une suite de rubriques fixes

L'activité d'abord : import (mise en libre pratique), export, production nationale ou négoce. Puis les produits, choisis par code SH (système harmonisé), chacun avec une description obligatoire et une quantité : la masse nette en kilogrammes est exigée à l'import et à l'export, et le nom scientifique est obligatoire pour les produits du bois. Puis les parcelles de production : des coordonnées dessinées dans le GeoEditor, l'outil cartographique intégré, ou importées en fichier GeoJSON au format EPSG:4326, avec pour chaque lieu le pays de production, la surface en hectares et le type de parcelle.

Deux champs facultatifs méritent l'attention. La référence interne, libre, sert à retrouver la déclaration tant qu'elle n'a pas de numéro officiel ; le guide recommande d'y éviter les espaces, qui perturbent la recherche. Et le champ de texte libre adressé à l'autorité compétente, utile pour signaler ce qu'un contrôle finirait de toute façon par demander.

Du brouillon au numéro de référence, la déclaration traverse des statuts nommés

À la création, la déclaration est NEW, et les données sont perdues si vous quittez la page sans enregistrer. Enregistrée, elle devient DRAFT, avec trois actions possibles : enregistrer, soumettre, supprimer. La soumission se signe en deux clics, « Submit » puis « Confirm & Sign », et la déclaration passe SUBMITTED. Le système la traite, puis lui affecte le statut AVAILABLE et le numéro de référence unique. C'est ce numéro qui se reporte dans la déclaration en douane, dans la rubrique des documents d'accompagnement, et qui se transmet aux clients. Six mois après son passage en AVAILABLE, la déclaration devient automatiquement ARCHIVED : une expiration technique, précise le guide, puisqu'elle reste utilisable et se retrouve par la recherche avancée. L'autorité compétente peut aussi rejeter la soumission ; une déclaration REJECTED est inutilisable.

Le panneau « Last Changes », en bas de page, horodate chaque étape : création, soumission, date limite d'amendement, et le moment où la déclaration est devenue disponible.

Le numéro de référence descend la chaîne, le numéro de vérification le protège

Une déclaration AVAILABLE porte deux numéros. Le numéro de référence, unique, est fait pour circuler : douane, clients, contrats. Le numéro de vérification est un jeton de sécurité connu du seul déclarant et de l'autorité compétente. Communiqués ensemble de façon confidentielle, les deux numéros permettent à un acteur aval de référencer votre déclaration dans la sienne, saisis à la main ou importés en fichier CSV de paires de numéros quand les volumes l'exigent. Une déclaration qui référence des déclarations amont n'a pas à répéter leur géolocalisation : le système la lit dans la déclaration citée. Les parts du produit non couvertes par une diligence amont exigent, elles, toujours leurs propres parcelles.

La révision de décembre 2025 a simplifié qui déclare. La déclaration incombe désormais exclusivement à l'opérateur qui met le produit sur le marché de l'UE en premier. Un distributeur qui importe son café de marque propre est cet opérateur, et déclare. Le même distributeur qui revend des marques nationales ne dépose rien : il collecte les numéros de référence des déclarations de ses fournisseurs et les conserve cinq ans. Les micro et petits producteurs primaires des pays à risque faible déposeront, eux, une déclaration simplifiée unique plutôt qu'une déclaration par lot.

Corriger une déclaration déposée : trois gestes différents selon son statut

Tant que la déclaration est SUBMITTED, elle peut être annulée : elle disparaît de la recherche par défaut mais reste consignée dans le système, à des fins d'audit. Une fois AVAILABLE, deux boutons apparaissent. « Amend » modifie le contenu, jusqu'à la date limite affichée dans « Last Changes ». « Withdraw » retire la déclaration si elle ne sert plus, avec trois verrous : le retrait est impossible dès que le numéro a été utilisé dans une déclaration en douane, dès qu'un acteur aval l'a référencé, et pendant toute la durée d'un contrôle de l'autorité compétente. Pour repartir d'une déclaration existante plutôt que d'un formulaire vierge, « Copy As New » en crée une copie au statut NEW.

D'ici la réouverture, le travail utile est administratif : créer les comptes EU Login nominatifs, vérifier l'EORI, collecter les fichiers GeoJSON de vos fournisseurs, et décider qui, chez vous, déclare et qui valide. À la réouverture, passez d'abord par l'environnement ACCEPTANCE. Une déclaration d'entraînement ratée ne coûte rien, quand la même erreur en production se corrige selon les règles ci-dessus.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre le numéro de référence et le numéro de vérification d'une déclaration de diligence raisonnée EUDR ?

Le numéro de référence est l'identifiant unique délivré quand la déclaration devient disponible. Il se reporte dans la déclaration en douane et se transmet aux clients. Le numéro de vérification est un jeton de sécurité connu du seul déclarant et de l'autorité compétente ; communiqué de façon confidentielle avec le numéro de référence, il permet à un acteur aval de consulter et de référencer la déclaration dans son propre dépôt.

Peut-on corriger une déclaration de diligence raisonnée après sa soumission dans TRACES ?

Oui, dans certaines limites. Une déclaration encore au statut Submitted peut être annulée. Une fois Available, elle peut être amendée jusqu'à la date limite affichée par le système, ou retirée. Le retrait est bloqué dès que le numéro de référence a été utilisé dans une déclaration en douane, dès qu'un acteur aval l'a référencé, ou pendant un contrôle.

Un distributeur doit-il déposer ses propres déclarations de diligence raisonnée EUDR ?

Seulement quand il est l'opérateur qui met le produit sur le marché de l'UE en premier, par exemple quand il importe du café, du cacao ou des produits du bois en marque propre. Quand il revend des produits déjà mis sur le marché par un autre, il ne dépose rien : il collecte les numéros de référence des déclarations de ses fournisseurs et les conserve cinq ans.

Combien de temps faut-il conserver les éléments de diligence raisonnée EUDR ?

Cinq ans. Les entreprises doivent conserver leurs déclarations de diligence raisonnée et les numéros de référence collectés auprès de leurs fournisseurs pendant cinq ans, et pouvoir les présenter aux autorités compétentes.