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Obtenir ses données carbone auprès de la compta, des RH et des achats
La collecte est la phase la plus longue d'un bilan carbone. Quel service détient quelle donnée, quel document réclamer, et le seul sujet qui mérite un questionnaire.
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Douze PDF dans la boîte des services généraux : une année d'électricité. Un tableur que le gestionnaire de flotte exporte le 2 de chaque mois : une année de carburant. Quatre clics dans l'outil comptable : une année d'achats.
Rien de tout cela n'a été produit pour vous, et c'est précisément pour cette raison que vous l'obtiendrez vite. La règle qui économise des semaines sur un bilan carbone tient en une phrase : demandez les documents qu'un service fabrique déjà dans le cours normal de son travail. Le jour où vous lui demandez d'en créer un, vous passez derrière son vrai travail, et son vrai travail ne s'arrête jamais.
La carte tient sur une page
Avant d'envoyer le moindre message, écrivez, pour chaque poste d'émission, le service qui détient la donnée et le document qui la porte. Pour une ETI, la liste est courte :
| Poste d'émission | Qui détient | Le document à demander |
|---|---|---|
| Électricité, gaz, chaleur | Services généraux ou comptabilité | Factures fournisseurs (kWh, m³) |
| Véhicules de société | Gestionnaire de flotte | Relevés de cartes carburant, en litres |
| Fluides frigorigènes | Prestataire de maintenance | Rapports d'intervention, quantités rechargées |
| Déplacements professionnels | Agence de voyage ou notes de frais | Export des réservations, lignes de frais |
| Domicile-travail | RH, puis salariés | Un questionnaire court |
| Achats | Achats ou finance | Export comptable par catégorie de dépense |
| Fret | Logistique ou transitaire | Tonnages, liaisons, modes |
Écrire cette carte transforme une campagne vague en liste finie. Une liste finie se pilote ; une campagne, non.
L'énergie et le carburant sont déjà comptés
L'électricité et le gaz sont le gain facile, parce que la facture porte la consommation elle-même, en kilowattheures et en mètres cubes. Pour une entreprise multi-sites, le seul vrai travail est la consolidation : une ligne par site, une colonne par énergie, douze mois sans trou. Résistez à la conversion depuis les euros. Les prix bougent pour des raisons qui n'ont rien à voir avec la consommation, et un bilan bâti sur la dépense affichera une baisse l'année où votre contrat de fourniture s'améliore.
Le carburant de la flotte se comporte pareil : les relevés de cartes donnent les litres par véhicule, exactement la donnée d'activité que le calcul réclame. Les fluides frigorigènes se cachent un cran plus bas, dans les rapports de maintenance. La quantité rechargée dans un circuit de climatisation ou de froid sur l'année est la quantité qui a fui, et dans une entreprise qui fait beaucoup de froid, cette ligne surprend.
Le domicile-travail est le seul vrai questionnaire
Aucun de vos systèmes ne sait comment les salariés viennent travailler, ce qui fait de ce poste le seul où les interroger directement est le bon instrument plutôt qu'un pis-aller. Limitez le questionnaire à ce que le calcul consomme : mode de transport habituel, distance aller, jours sur site par semaine. Trois questions, cinq au grand maximum, une minute pour répondre.
Le taux de réponse chute à chaque question ajoutée, et l'arithmétique récompense la brièveté : 30 % de salariés qui répondent à trois questions, extrapolés honnêtement, valent mieux que 5 % sur une belle enquête.
Bon à savoir : le télétravail a sa place dans ce questionnaire plutôt que dans un autre. Une journée à la maison supprime un trajet et ajoute de l'énergie domestique, et « jours sur site par semaine » capture les deux effets en un seul chiffre.
Les achats se prennent par la comptabilité
Les achats de biens et de services sont en général la première ligne du scope 3 et toujours la moins docile, parce que la donnée sous-jacente appartient à des centaines de fournisseurs qui, pour la plupart, ne l'ont pas davantage. La méthode praticable en année une commence dans vos propres murs : un export des dépenses par catégorie, rapproché de facteurs d'émission monétaires.
Demandez l'année pleine, au niveau de catégorie le plus fin que le plan comptable autorise, flux intragroupe exclus. Un fichier, un service, pour ce qui peut représenter plus de la moitié de votre bilan. Ces facteurs sont des moyennes, limite réelle et sujet de la règle physique contre monétaire ; pour la collecte, cela ne change rien, puisque l'export vous sera nécessaire dans les deux cas.
Le fret se tient entre deux mondes. Si vous achetez le transport comme un service, demandez à la logistique ou à votre transitaire les tonnages, les liaisons ou les distances, et les modes. Les transitaires reçoivent cette demande couramment désormais, et beaucoup renvoient directement des chiffres d'émissions.
Une collecte se pilote comme une liste de dépendances
La carte tracée et les demandes parties, il ne reste que le suivi, et le suivi est un tableau : source, responsable, document demandé, date promise, date de réception, manques constatés. Passez-le en revue chaque semaine. Faites remonter par votre sponsor dès qu'une source a deux semaines de retard, pas deux mois : une source en retard de deux mois n'a en général pas été refusée, elle a été oubliée.
Attendez-vous à des trous, et écrivez comment chacun a été comblé : un trimestre manquant extrapolé des trois autres, un petit site estimé d'après un site comparable. La note de bas de page compte plus que la rustine. Le bilan de l'an prochain sera construit par quelqu'un qui doit savoir ce qui a été mesuré et ce qui a été supposé, et ce quelqu'un sera peut-être vous.
Terminez donc le tableau avant de toucher au premier facteur d'émission. Quand chaque ligne a un document derrière elle, le plus dur du bilan est derrière vous, et la multiplication, que tout le monde prend pour le travail, se révèle être la partie rapide.
FAQ
Quelles données faut-il pour un bilan carbone ?
Des données d'activité par poste : consommations d'énergie sur factures (kWh, m³), carburant sur relevés de cartes, recharges de fluides frigorigènes sur rapports de maintenance, déplacements sur exports de réservations, domicile-travail par questionnaire court, achats par export comptable par catégorie, et volumes de fret par mode auprès de la logistique ou du transitaire.
Pourquoi les achats sont-ils la partie la plus difficile d'un bilan carbone ?
Parce que la donnée d'émissions sous-jacente appartient à des centaines de fournisseurs, dont la plupart ne la possèdent pas. Un premier bilan part donc de l'export comptable de l'entreprise, rapproché de facteurs monétaires, puis améliore certaines catégories avec des données physiques ou fournisseurs les années suivantes.
Comment collecter les données de trajets domicile-travail ?
Par un questionnaire court aux salariés, car cette donnée n'existe dans aucun système de l'entreprise. Demandez le mode de transport habituel, la distance aller et les jours sur site par semaine, sans dépasser cinq questions. Un taux de réponse modeste, extrapolé de façon transparente, suffit pour un premier bilan.
